Informativa sulla protezione dei dati per la comunicazione con esterni
I. Titolare del trattamento
Noi di dm drogerie markt S.r.l., via Galileo Galilei 10, 39100 Bolzano codice fiscale e partita IVA n. IT02936270210 (qui di seguito denominata “dm” o “Titolare”), prendiamo in seria considerazione la protezione dei dati personali dell’utente in quanto Titolari del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) e rispettiamo le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.
Quanto segue è volto ad informare l’utente sui dati che vengono raccolti quando ci contatta e sulle finalità del trattamento.
I contatti del Responsabile della protezione dei dati sono riportati di seguito.
II. Trattamento dei dati personali
A. Servizio clienti e modulo di contatto
1. Dati raccolti, finalità del trattamento dei dati
In caso di domande, i clienti, i visitatori del sito web e gli interessati possono rivolgersi al nostro Servizio clienti, il quale risponderà a dubbi relativi, ad esempio, all'account “la mia dm”, ai servizi, agli ordini effettuati nello shop online e a questioni generali relative a dm. In caso ci sia un elevato numero di richieste, per una loro migliore elaborazione e per garantire la qualità a livello di gruppo, è possibile che tali richieste vengano inoltrate a un'altra società nazionale dm al di fuori dell'Italia che le elaborerà. Per le richieste, si applicano in tutto il Gruppo dm gli stessi requisiti di protezione dei dati. Rispondiamo sempre alle richieste in italiano.
Per contattarci per via elettronica è disponibile un modulo di contatto. Inoltre, il Servizio clienti è raggiungibile anche via e-mail o tramite telefono. Si prega di notare che la corrispondenza via e-mail inizialmente non è criptata.
In caso di contatto, dm tratterà i dati dell’utente per rispondere alle sue richieste e continuare la comunicazione, nonché per trasmettere in seguito un’e-mail di valutazione anonima del servizio clienti, come di seguito indicata. Se l’utente ci fornisce informazioni su una terza persona, dovrà informare anche quest’ultima sul trattamento dei dati da parte nostra e in particolare sul fatto che tali dati li abbiamo ricevuti dall’utente. In particolare, ai fini dell’evasione delle richieste, dm tratterà i dati anagrafici e i recapiti dell’utente, quali indirizzo, e-mail e numero di telefono.
Utilizzando questa opzione di contatto, i dati dell’utente serviranno per rispondere alle sue richieste, per poterlo nel caso identificare, e per comunicare, nonché per elaborare un processo di registrazione, se necessario.
Funzione di valutazione anonima tramite le e-mail del Servizio clienti
In caso di contatto, dm tratterà i dati dell’utente anche per trasmettere un’e-mail di valutazione anonima del servizio clienti. A tale scopo, quando ricevete un'e-mail dal nostro Servizio clienti, avete l'opportunità di valutare quanto siete soddisfatti del nostro Servizio clienti. È possibile dare la propria valutazione cliccando su uno dei cinque smile. Se la valutazione è stata registrata, sarete reindirizzati alla pagina di ringraziamento sul sito dm-drogeriemarkt.it.
La valutazione è anonima. Non possiamo quindi risalire alla richiesta o alla persona che ha inviato la valutazione.
2. Base giuridica
La base giuridica per il trattamento dei dati relativamente alle richieste di natura contrattuale è l'art. 6 comma 1 lett. b) del GDPR. Per le richieste di informazioni relative alla protezione dei dati, la base giuridica è l’art. 6 comma 1 lett. c) del GDPR, nonché l'art. 6 comma 1 lett. f) del GDPR, sulla base del nostro legittimo interesse a elaborare in modo efficiente le richieste in arrivo e a documentare il risultato dell'elaborazione in caso di necessità, nonché per l'adempimento degli obblighi di responsabilità.
Il conferimento dei dati per le finalità precedentemente indicate è meramente facoltativo. Tuttavia, poiché tale trattamento è necessario per la prestazione dei servizi offerti dal Servizio clienti, il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati in questione comporterà l’impossibilità, a seconda dei casi, di evadere le richieste di assistenza inoltrate al Servizio clienti.
3. Periodo di conservazione
Tutte le richieste al Servizio clienti vengono registrate e gestite nel cosiddetto "sistema ticket”. Questo sistema ci consente di elaborare le richieste in modo sistematico. Inoltre, la rispettiva elaborazione di una richiesta è documentata nel sistema ticket.
In base ai termini di conservazione legale, gli elementi personali delle registrazioni nel sistema di ticket vengono generalmente cancellati entro 6 anni dall'elaborazione finale di una richiesta.
B. Acquisti online su dm-drogeriemarkt.it
Se fate acquisti online sul nostro sito, troverete informazioni più dettagliate sul relativo trattamento dei dati nella sezione del nostro sito web, consultabile qui.
Si prega di notare che gestiamo anche altri siti web e canali di social media. Informazioni più dettagliate sul rispettivo trattamento dei dati sono disponibili online nelle relative informative sulla protezione dei dati.
C. Contatti commerciali in generale/fornitori/consulenti esterni/freelance
1. Dati raccolti, finalità del trattamento dei dati
In caso ci contattiate nell’ambito delle relazioni commerciali (ad esempio come fornitore o partner commerciale), di solito riceviamo anche i dati personali dei referenti.
Elaboriamo questi dati per gestire la corrispondenza commerciale e, se necessario, per realizzare operazioni precontrattuali e/o il rispettivo contratto. Nel caso ci forniate dati di contatto di un altro referente, vi preghiamo di informare anche quest’ultimo sul trattamento dei dati da parte nostra e in particolare sul fatto che tali dati li abbiamo ricevuti da voi. In particolare, ai fini dell’evasione delle richieste, dm tratterà i dati anagrafici, i recapiti dell’utente quali indirizzo, e-mail e numero di telefono.
2. Base giuridica
La base giuridica per il trattamento dei dati relativamente alle questioni di natura contrattuale è l’art. 6 comma 1 lett. b) del GDPR, nonché l’art. 6 comma 1 lett. f) del GDPR per il nostro legittimo interesse a gestire la nostra corrispondenza commerciale e a documentare il risultato dell'elaborazione in caso di richieste di informazioni. In quest'ultimo caso, l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, tenendo conto dei requisiti dell'art. 21 del GDPR.
Il conferimento dei dati per le finalità precedentemente indicate è meramente facoltativo. Tuttavia, poiché tale trattamento è necessario per la prestazione dei servizi offerti da dm, il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati in questione comporterà l’impossibilità, a seconda dei casi, di evadere le richieste formulate nel contesto delle relazioni commerciali intercorrenti con dm.
3. Periodo di conservazione
Registriamo questa corrispondenza nei nostri sistemi e gestiamo i contratti in particolare nel nostro sistema di gestione dei contratti per assicurare un trattamento e una documentazione sistematici.
A seconda del tipo di dati e dello scopo della raccolta, ci sono diversi termini di conservazione o cancellazione, definiti da noi tenendo conto delle disposizioni di legge e del principio di minimizzazione dei dati. I termini prefissati derivano, per esempio, da requisiti fiscali o di diritto societario o da accordi contrattuali.
D. Visite presso la nostra sede o i nostri centri di distribuzione
Qui è possibile consultare il trattamento dei dati personali in merito a una visita presso la nostra sede centrale.
E. Acquisti presso i nostri punti vendita dm
Le informazioni sul trattamento dei dati personali quando si acquista nei nostri punti vendita dm sono disponibili online e consultabili qui.
F. Candidati
Le informazioni sul trattamento dei dati personali in relazione al processo di candidatura presso dm sono disponibili qui.
Se vi candidate per un lavoro presso una delle società del Gruppo dm, questa società sarà responsabile dei vostri dati nel corso del processo di candidatura.
G. Richieste sulla protezione dei dati
1. Dati trattati e finalità del trattamento dei dati
Conserviamo i dati in relazione alle richieste di protezione dei dati elaborate dal team del Servizio clienti e dal team di protezione dei dati allo scopo di elaborare e documentare la vostra richiesta e per poter adempiere agli obblighi di responsabilità nei confronti delle autorità di controllo.
I dati obbligatori (ad esempio titolo, nome, cognome, data di nascita, indirizzo) devono essere forniti in modo che sia possibile identificarvi quale persona avente diritto. Ulteriori informazioni facoltative possono rendere la vostra richiesta più precisa e, se necessario, più esaustiva.
2. Base giuridica
La base giuridica per il relativo trattamento dei dati è l’art. 6 comma 1 lett. c del GDPR, con riguardo agli obblighi di responsabilità, nonché l'art. 6 comma 1 lett. f del GDPR sulla base del nostro legittimo interesse a elaborare in modo efficiente le richieste in arrivo e a documentare il risultato dell'elaborazione in caso di richieste di informazioni.
Il conferimento dei dati per le finalità precedentemente indicate è meramente facoltativo. Tuttavia, poiché tale trattamento è necessario per l’evasione della richiesta trasmessa dall’interessato, il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati in questione comporterà l’impossibilità, a seconda dei casi, di evadere le richieste formulate per l’esercizio dei diritti in relazione alla protezione dei dati personali.
3. Periodo di conservazione
Dopo aver ricevuto la vostra richiesta, la comunicazione sarà cancellata al più tardi dopo 6 anni dall'elaborazione finale, a condizione che non abbiate presentato una richiesta di cancellazione. In caso di richiesta di cancellazione, verranno conservati solo i dati che dimostrano che la cancellazione è avvenuta, in conformità con il periodo di conservazione stabilito per legge.
III. Destinatari e trasferimento dei dati in paesi terzi
In linea di principio, non trasmettiamo i vostri dati a terzi, a meno che tale trasmissione sia prescritta per legge (ad es. se richiesto dalle autorità preposte all'applicazione della legge), necessaria per l'esecuzione di processi aziendali o utilizzata nell'ambito di un accordo di elaborazione dell’ordine.
In particolare, per il perseguimento delle finalità sopra descritte, i dati personali potranno essere resi conoscibili a dipendenti di dm, ed in particolare al Servizio clienti, a ciò appositamente autorizzati, e/o a soggetti che operano, anche per conto di dm, quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo,
- fornitori di servizi per l'elaborazione degli ordini;
- servizi di supporto attraverso call center esterni;
- fornitori di servizi IT;
- società, consulenti o professionisti che erogano servizi a dm;
- società o professionisti incaricati dello sviluppo, elaborazione e realizzazione e/o dell’invio di documentazione e/o materiale informativo,
- a professionisti e consulenti, legali e fiscali, di dm, a sindaci, revisori contabili (o società di revisione contabile)
che li tratteranno, a seconda dei casi e degli specifici rapporti in essere con il Titolare, in qualità di titolari autonomi o responsabili esterni del trattamento dei dati personali.
I dati potranno essere altresì comunicati alle seguenti categorie di soggetti:
- a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;
- a tutti quei soggetti, pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche a cui la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento di un obbligo contrattuale o di legge.
I dati possono essere trasferiti anche in altri paesi in cui i suddetti partner contrattuali hanno la propria sede o elaborano i dati. Si tratta principalmente di Stati dello Spazio economico europeo (SEE) e di alcuni Stati al di fuori del SEE. Tali paesi potrebbero avere normative diverse sulla protezione dei dati e offrire una minore protezione rispetto a quelle dell'UE. Questo può comportare, ad esempio, che i dati vengano trattati dalle autorità pubbliche per finalità di controllo e monitoraggio, probabilmente senza possibilità di ricorso. Se i dati saranno trasferiti in Paesi extra UE, ciò avverrà nel rispetto dei limiti e delle condizioni poste nel GDPR, e dunque sulla base di una delle condizioni definite dal Regolamento. A tale scopo, implementiamo misure di sicurezza adeguate, compresa la stipula di clausole tipo di protezione dei dati dell'UE, nel caso in cui i dati personali siano trattati al di fuori dell'UE e non sia disponibile una Decisione di Adeguatezza della Commissione europea.
I testi modello standardizzati della Commissione UE possono essere consultati online su https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32010D0087&from=IT, le Decisioni di Adeguatezza su https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en#dataprotec-tionincountriesoutsidetheeu.
IV. Diritti degli interessati e dei responsabili della protezione dei dati
A. Diritti degli interessati
1. Informazioni generali
I nostri clienti hanno il diritto di ottenere informazioni sul trattamento dei dati personali che li riguardano, il diritto alla portabilità dei dati e, se del caso, il diritto di cancellazione, rettifica, limitazione del trattamento e/o opposizione al trattamento, nonché il diritto di ricorso presso l’autorità di controllo (https://www.garanteprivacy.it/).
2. I diritti dell’utente nello specifico:
- secondo l’articolo 15 del GDPR, richiedere informazioni sui dati personali da noi trattati. In particolare è possibile richiedere informazioni sugli scopi del trattamento, sulla categoria dei dati personali, sulle categorie di destinatari a cui sono stati o vengono comunicati i dati personali, sulla durata di conservazione pianificata, sull’esistenza del diritto alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento o all’opposizione, sull’esistenza del diritto all’opposizione, sull’origine dei dati se questi non sono stati raccolti da noi, nonché sull’esistenza di una procedura decisionale automatizzata compresa la profilazione ed eventualmente informazioni significative sui suoi dettagli (Diritto di accesso);
- secondo l’articolo 16 del GDPR, il diritto di richiedere immediatamente la rettifica dei dati personali errati o incompleti da noi conservati (Diritto di rettifica);
- secondo l’articolo 17 del GDPR, richiedere la cancellazione dei dati personali da noi conservati, purché il trattamento non sia necessario per l'esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione, per l'adempimento di un obbligo legale, per ragioni di pubblico interesse o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (Diritto alla cancellazione);
- secondo l’articolo 18 del GDPR, richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali, nella misura in cui l’esattezza dei dati è contestata dall’utente, il trattamento è illegittimo, ma l’utente si oppone alla sua cancellazione e noi non abbiamo più bisogno dei dati, ma l’utente ne ha bisogno per la rivendicazione, l’esercizio o la difesa di diritti giuridici o si è opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21 del GDPR (Diritto alla limitazione);
- secondo l’articolo 20 del GDPR, ottenere o trasferire a un altro responsabile i dati personali che l’utente ci ha messo a disposizione, in un formato strutturato, accessibile e leggibile a macchina (Diritto alla portabilità);
- secondo l'articolo 7, comma 3 del GDPR, revocare in qualsiasi momento il consenso fornitoci. Ciò comporta che in futuro il trattamento dei dati interessati da tale consenso non possa più continuare;
- secondo l’articolo 77 del GDPR, vi è inoltre il diritto di sporgere reclamo presso un'autorità di controllo.
3. Informazioni speciali sul diritto di opposizione secondo l'art. 21 del GDPR
In qualsiasi momento, per motivi legati alla specifica situazione dell’utente, quest’ultimo si può opporre al trattamento dei dati personali che lo riguardano, come previsto dall'articolo 6, comma 1, lett. f del GDPR (trattamento dei dati per la salvaguardia di un interesse legittimo). Questo vale anche per la profilazione che fa riferimento a questa base giuridica (art. 4 n. 4 del GDPR).
Se l’utente si oppone, non tratteremo più i suoi dati personali, salvo il caso in cui non possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui suoi interessi, diritti e libertà, o il trattamento serve per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Se l’utente si oppone al trattamento dei dati per fini pubblicitari, sulla base dell'art. 6 comma 1, lett. f) del GDPR, interromperemo immediatamente il trattamento senza ulteriori verifiche. Questo vale anche per la profilazione che ha luogo in tali contesti.
B. Responsabile della protezione dei dati
Per domande sulla protezione dei dati o sui dati personali dell’utente presso dm è possibile rivolgersi al nostro responsabile della protezione dei dati:
per e-Mail:
o per posta:
dm drogerie markt S.r.l.
Via Monte Pastello 26
37057 San Giovanni Lupatoto (VR)
Inoltre, è possibile contattarci utilizzando il modulo di contatto.